用(yòng)Excel實現生産數據的(de)高(gāo)效管理(lǐ)

  ●  設計目的(de)

很多(duō)制藥企業，都在使用(yòng)Excel電子表格進行生産數據管理(lǐ)，但其中一些表格并未經過良好的(de)設計，一些表格的(de)運用(yòng)水(shuǐ)平還(hái)處于對(duì)生産數據進行記錄而非管理(lǐ)的(de)狀态，在管理(lǐ)效率上與紙質文件并無質的(de)區(qū)别。

在這(zhè)樣的(de)數據管理(lǐ)水(shuǐ)平下(xià)，每個(gè)月(yuè)末、季度末、年末往往是生産管理(lǐ)人(rén)員(yuán)最繁忙的(de)時(shí)候，因爲要進行繁雜(zá)的(de)數據統計。面對(duì)龐大(dà)的(de)數據量，各種彙總、歸納、篩選讓統計人(rén)員(yuán)應接不暇，有時(shí)難免還(hái)會出現人(rén)爲錯誤。

針對(duì)上述問題，本模闆設計了(le)一覽表式的(de)工作表模塊，适用(yòng)于對(duì)各層面的(de)生産數據進行記錄、篩選、彙總及查看。平時(shí)将數據記錄到表格中，需要時(shí)可(kě)根據一鍵式的(de)選擇，自動篩選對(duì)應時(shí)間段的(de)數據，并通(tōng)過柱狀圖、扇形圖等形式直觀地展示。同時(shí)，模闆中對(duì)各種關鍵的(de)數據，如：交付日期逾期和(hé)産品檢驗狀态，結合實際情況，分(fēn)别用(yòng)不同的(de)顔色進行标識，以提醒相關人(rén)員(yuán)做(zuò)後續的(de)工作安排。

從此，再也(yě)不用(yòng)爲每次月(yuè)報、季報、年報的(de)數據整理(lǐ)發愁，輕點鼠标，分(fēn)分(fēn)鐘(zhōng)把直觀的(de)數據統計放到PPT中，或者幹脆拿整個(gè)表格進行彙報也(yě)不用(yòng)心慌得(de)一比了(le)。實際上，還(hái)可(kě)以實現提高(gāo)合規性和(hé)管理(lǐ)效率的(de)其它功能。比如訪問控制、自動保護和(hé)鎖定、審計跟蹤（文件層面及單元格層面）、電子簽名等。經過良好設計的(de)生産管理(lǐ)電子表格，可(kě)以有效提高(gāo)管理(lǐ)效率并避免合規問題，甚至可(kě)以完全替代市售生産管理(lǐ)系統的(de)核心功能。各企業可(kě)以視自身使用(yòng)情況自行設計開發。

  ●  核心功能

1、一覽表式查看

表格可(kě)以根據用(yòng)戶對(duì)時(shí)間段的(de)選擇，篩選對(duì)應的(de)各類數據，并通(tōng)過柱狀圖、扇形圖等形式直觀地展示，方便決策人(rén)員(yuán)查看和(hé)決策。比如：用(yòng)戶在數據一覽表中，選擇”2017年”和(hé)”第二季度”，一覽表中将自動呈現2017年第二季度各車間産量對(duì)比圖、各産品産量對(duì)比圖、各類别占比圖、銷往地對(duì)比圖。

2、數據驗證

對(duì)于輸入内容可(kě)限定的(de)單元格，包括車間名、産品名、年份、季度，本模闆中設置爲下(xià)拉列表的(de)形式，方便用(yòng)戶錄入數據的(de)同時(shí)，也(yě)可(kě)以大(dà)大(dà)降低手動錄入的(de)出錯概率。

3、提醒功能

對(duì)于即将到期的(de)生産任務，若當前時(shí)間距離任務完成時(shí)間小于等于7天時(shí)，則對(duì)應任務完成時(shí)間的(de)單元格背景會變爲醒目的(de)紅色，以提醒管理(lǐ)人(rén)員(yuán)提前做(zuò)好相關工作安排。（截圖時(shí)間：2018年7月(yuè)4日）

根據交付日期和(hé)實際完成日期，表格會自動判斷任務完成時(shí)間是否逾期，并對(duì)判斷結果以醒目的(de)紅色進行标注，以便管理(lǐ)人(rén)員(yuán)發現問題和(hé)解決問題。

另外，對(duì)于産品的(de)三種檢驗狀态（未送檢，已送檢，已檢驗），表格會根據用(yòng)戶的(de)下(xià)拉選擇項，呈現出紅黃(huáng)綠三種背景顔色，以便于管理(lǐ)人(rén)員(yuán)直觀的(de)了(le)解各項生産任務的(de)狀态後，進行後續的(de)工作安排。

總結：使用(yòng)本模闆可(kě)以顯著提高(gāo)工作效率，并減少人(rén)爲錯誤。如需完全适用(yòng)實際工作，需根據自身情況進行相應的(de)修改。