合規後的(de)Excel在GxP領域的(de)廣泛應用(yòng)

Excel仍然寶刀(dāo)未老

圖1 Excel寶刀(dāo)未老

微軟的(de)MS Excel是世界上應用(yòng)最廣的(de)軟件之一，各行各業都可(kě)以看到它的(de)身影(yǐng)，在生物(wù)制藥行業同樣如此。近年來(lái)，雖說各種大(dà)型應用(yòng)系統如雨(yǔ)後春筍，紛紛湧現，并以電子表格本身之缺點作爲取代之說辭。然而Excel本身固有其所短，但其所長(cháng)也(yě)實在是光(guāng)芒萬丈，讓人(rén)難以割舍。本文将就Excel在GxP領域的(de)合規問題以及對(duì)應解決辦法一一闡述，并爲Excel表格的(de)多(duō)樣性應用(yòng)做(zuò)一些發散性思考。

以筆者的(de)觀察，Excel在國内外制藥企業中的(de)使用(yòng)水(shuǐ)平可(kě)謂判若雲泥。國外一些知名藥企的(de)Excel模闆制作精良；每一個(gè)模闆都可(kě)以稱得(de)上一個(gè)獨立的(de)應用(yòng)程序，其設計會考慮功能性，容錯性，易用(yòng)性，美(měi)觀度等多(duō)方面，甚至有完全基于Excel設計和(hé)開發的(de)LIMS應用(yòng)程序，也(yě)正因爲Excel在國外應用(yòng)的(de)廣度和(hé)深度，其合規性一直是官方機構檢查的(de)重點之一。 FDA和(hé)WHO警告信中涉及到大(dà)量關于電子表格不合規使用(yòng)的(de)問題。

在計算(suàn)機系統相關的(de)警告信中，電子表單和(hé)數據庫占據了(le)25%的(de)份額。從發現的(de)問題來(lái)看，主要爲下(xià)面幾類：
• 未對(duì)電子表格模闆進行驗證
• 公式或計算(suàn)錯誤
• 表格模闆的(de)使用(yòng)不受控
• 用(yòng)于數據記錄類型的(de)表格缺乏審計追蹤

圖2 電子表單和(hé)數據庫缺陷占比25%

雖說Excel的(de)相關合規問題發現很多(duō)，但Excel本身不是洪水(shuǐ)猛獸，解決了(le)其GxP合規性和(hé)可(kě)控性方面的(de)問題，仍然是強大(dà)的(de)生産力提升工具。這(zhè)種效率的(de)提升，倍增以員(yuán)工數量，産生的(de)績效十分(fēn)驚人(rén)。

♦ 确保使用(yòng)者使用(yòng)到正确版本的(de)Excel模闆
模闆管理(lǐ)的(de)失控，是Excel電子表格合規管控失效的(de)根源。傳統的(de)方式是把Excel模闆用(yòng)郵件或者其他(tā)方式發送給相關人(rén)員(yuán)使用(yòng)。這(zhè)種方式很難杜絕模闆誤用(yòng)。那麽，是否有其他(tā)途徑解決問題呢(ne)？答(dá)案是肯定的(de)，通(tōng)過網絡化(huà)部署Excel電子表格模闆（擴展名不是xlsx，而是xltx），在各個(gè)Excel終端關聯公共模闆目錄，模闆制作人(rén)員(yuán)隻需要在模闆文件夾中更新即可(kě)，不用(yòng)再考慮發送的(de)問題。用(yòng)戶在用(yòng)Excel選擇“新建”時(shí)，使用(yòng)的(de)模闆将永遠(yuǎn)是最新版本。如果用(yòng)戶私自将電子表格拷貝到“私人(rén)路徑”上使用(yòng)，模闆自身需要進行合法路徑檢查，如果打開路徑不是指定路徑，将自動禁止使用(yòng)該模闆。

圖3 模闆網絡化(huà)部署

♦ 彌補Excel合規要素的(de)缺失：訪問控制，審計追蹤，電子簽名
Excel本身不具備合規的(de)用(yòng)戶管理(lǐ)，審計追蹤和(hé)電子簽名功能，這(zhè)對(duì)于應對(duì)監管是最大(dà)的(de)挑戰。制藥行業同仁在這(zhè)些方面有過努力。例如，對(duì)Excel的(de)訪問設置密碼，使其實現限制訪問；通(tōng)過 “共享工作簿”方式的(de)“審計追蹤”實現對(duì)操作的(de)記錄。這(zhè)些做(zuò)法都值得(de)稱贊，但是細想，前者不能體現用(yòng)戶管理(lǐ)，後者所謂的(de)“審計追蹤”能夠被篡改操作者甚至整體删除。

應對(duì)上述合規要素的(de)缺失，目前最完善的(de)解決方式是借助第三方合規軟件實現。Excel eInfotree軟件的(de)用(yòng)戶管理(lǐ)，權限管理(lǐ)功能确保電子記錄的(de)安全性，完整性和(hé)保密性，其審計追蹤記錄能夠追蹤單元格水(shuǐ)平的(de)任何修改。審計追蹤信息存在數據庫服務器中，獨立于用(yòng)戶，無法修改，删除和(hé)僞造。嵌入Excel文件中電子簽名信息無法修改和(hé)删除（基于Excel文件整體内容數字指紋的(de)邏輯關聯），且能夠配置簽名電子表格的(de)全局或者局部鎖定，确保電子記錄的(de)準确性和(hé)完整性。

圖4 Excel用(yòng)戶訪問控制

圖5 Excel審計追蹤

WHO在國内多(duō)家生物(wù)制品企業檢查出用(yòng)于趨勢分(fēn)析的(de)電子表格不受控的(de)問題，本質上就是缺乏訪問控制與審計追蹤。

圖6 電子簽名

電子簽名并非必要，可(kě)采用(yòng)混合模式使用(yòng)。即采用(yòng)電子記錄，但打印簽字。既然采用(yòng)了(le)電子記錄，電子簽名是錦上添花，一步之遙，就能化(huà)紙張爲曆史，完全的(de)電子化(huà)難道不香嗎?

♦ 确保使用(yòng)者對(duì)電子表格規範的(de)命名和(hé)存放
Excel的(de)命名規則和(hé)存放路徑不受控一直是困擾質量管理(lǐ)者的(de)難解之題，單以SOP規定所謂的(de)“最佳實踐”，效果不盡人(rén)意。Excel eInfotree在諸如此類Excel流程合規管理(lǐ)的(de)環節也(yě)表現突出。它能夠配置電子表格命名規則，強制存儲路徑規則。

圖7 按照(zhào)配置強制命名規則

圖8 配置強制存儲路徑

♦ Excel将繼續成爲生産力提高(gāo)的(de)有力工具
最近20年，随著(zhe)行業内各種專業軟件的(de)推出以及現有軟件的(de)完善，例如LIMS（實驗室信息管理(lǐ)系統），CDS（色譜數據系統），ELN（電子實驗記錄系統），MES（生産執行系統），數據的(de)存儲和(hé)處理(lǐ)方式有了(le)更多(duō)的(de)選擇。由此，爲了(le)減輕在Excel電子表格應用(yòng)合規性上的(de)壓力，許多(duō)制藥企業嘗試在關鍵業務領域中逐步“替換”電子表格。由于需要替換的(de)數量不小，加上替代系統也(yě)有很多(duō)潛在的(de)合規問題需要解決，使得(de)“替換”過程并不順利。再者，專業軟件隻能處理(lǐ)其管理(lǐ)範圍内的(de)數據，在替換上有一定的(de)局限性，即便是經曆了(le)幾十年信息化(huà)建設的(de)歐美(měi)大(dà)型藥企，想要徹底杜絕Excel的(de)使用(yòng)也(yě)幾無可(kě)能。

大(dà)型軟件實施周期長(cháng)，實施難度大(dà)，跟現有的(de)工作方式差異顯著，員(yuán)工的(de)學習(xí)周期長(cháng)，最終實施的(de)效果往往不如人(rén)意。運行過程中的(de)變更也(yě)非常困難。尤其對(duì)于一些從來(lái)沒有過信息化(huà)經驗的(de)企業來(lái)說，大(dà)型軟件的(de)實施仍然是一個(gè)具有高(gāo)風險，高(gāo)失敗率的(de)事件。Excel以其易用(yòng)性和(hé)靈活性在藥物(wù)研究與開發、質量管理(lǐ)與控制，生産、流通(tōng)等各個(gè)環節扮演著(zhe)獨特而重要的(de)角色，同時(shí)也(yě)能爲進一步的(de)信息化(huà)水(shuǐ)平提升奠定基礎。在國内的(de)制藥企業都是中小規模的(de)背景下(xià)，Excel仍不失爲最簡易廉價實用(yòng)，且能快(kuài)速落地的(de)生産力提升工具。

圖9 無紙化(huà)檢驗記錄

圖10 電子批記錄

利用(yòng)Excel也(yě)能設計出類似Word的(de)精美(měi)表單。用(yòng)戶在其中填寫記錄，如同在質紙上填寫一樣，并不需要特别的(de)過渡成本和(hé)學習(xí)成本。配套上審計追蹤和(hé)電子簽名，就可(kě)以實現完全的(de)無紙化(huà)。

圖11 CAPA台賬

圖12 文件收發台賬

圖13 設備校驗台賬

上面這(zhè)個(gè)儀器校驗校準模闆，可(kě)根據填寫的(de)校準周期，自動根據上一次校準日期計算(suàn)下(xià)一次校準日期。爲了(le)能提前進行準備，還(hái)能設置預先提醒時(shí)間長(cháng)度。在進入到預先提醒時(shí)間窗(chuāng)口後，系統能自動發送郵件給相關人(rén)員(yuán)。

♦ 在合規環境下(xià)使用(yòng)的(de)Excel VBA
除了(le)公式，讓Excel久負盛名的(de)就是VBA（Visual basic for Application）。VBA讓Excel如虎添翼。一些複雜(zá)的(de)需求，用(yòng)公式實現起來(lái)可(kě)能會非常複雜(zá)或者實現不了(le)，但使用(yòng)VBA則可(kě)以輕易解決。VBA讓Excel的(de)能力邊界無限延伸。在制藥行業，尤其是在GxP類型的(de)實驗室，按照(zhào)GAMP5，用(yòng)VBA做(zuò)的(de)程序原則上應劃分(fēn)到第5類——定制化(huà)軟件。近年來(lái)，基于行業輿論以及定制化(huà)軟件本身所帶來(lái)的(de)高(gāo)風險，一些公司的(de)質量部門對(duì)定制開發軟件談虎色變，甚至一票(piào)否決。被列入5類軟件的(de)VBA程序也(yě)成了(le)清剿的(de)對(duì)象，或者停止使用(yòng)，或者需要改變實現方式。事實上，任何官方都沒有規定不能用(yòng)定制化(huà)軟件。市面上的(de)商業化(huà)軟件溯其根源也(yě)是來(lái)源于定制化(huà)的(de)軟件項目。在做(zuò)好驗證工作，并能管理(lǐ)和(hé)應對(duì)好定制軟件所帶來(lái)的(de)風險的(de)前提下(xià)，藥企使用(yòng)完全沒有問題。從複雜(zá)度來(lái)看，定制化(huà)還(hái)有複雜(zá)定制和(hé)簡單定制之分(fēn)。對(duì)于Excel VBA來(lái)說，其屬于Excel的(de)二次開發，需求複雜(zá)度和(hé)代碼量都遠(yuǎn)小于普通(tōng)的(de)軟件開發項目。因此，在常規Excel模闆驗證的(de)基礎上，增加一些挑戰性測試，對(duì)代碼進行注釋，優化(huà)和(hé)審核，就能大(dà)大(dà)降低出現錯誤的(de)概率。

Excel的(de)合規使用(yòng)是老生常談的(de)話(huà)題，就目前來(lái)說，除了(le)現有使用(yòng)方式和(hé)管理(lǐ)方式的(de)改進之外，使用(yòng)第三方合規軟件徹底解決Excel的(de)合規問題，如eInfotree軟件，也(yě)不失爲一個(gè)好的(de)選擇。

eInfotree是CIMCON公司的(de)軟件，早已在世界各大(dà)知名企業使用(yòng)。CIMCON公司還(hái)有XLValidator，用(yòng)以實現Excel模闆的(de)自動化(huà)驗證，自動生成驗證文檔。

對(duì)eInfotree Excel合規軟件感興趣可(kě)以聯系:sales@labwind.com/027-58760188/13621840732(楊經理(lǐ))