爲你的(de)Excel 表格撐起保護傘

發布時(shí)間：2018-10-23 浏覽次數：385次

制藥企業質量部門人(rén)員(yuán)借助Excel這(zhè)一工具進行大(dà)量的(de)台賬管理(lǐ)、記錄管理(lǐ)、實驗室數據處理(lǐ)等工作。對(duì)于Excel表格，若期望其能夠基本符合數據完整性要求，對(duì)其設置保護是最基本的(de)要求：包括準入的(de)保護，非授權人(rén)員(yuán)無法訪問工作表；修改的(de)保護，非授權人(rén)員(yuán)不允許對(duì)電子表格的(de)整體或局部内容進行修改，不允許對(duì)電子表格的(de)整體結構進行修改等等。爲Excel表格設置保護，就是爲Excel的(de)合規使用(yòng)撐起了(le)保護傘。

注：本文采用(yòng)Windows10操作系統和(hé)Microsoft Office 2013版本進行介紹。

1 設置工作表整體保護密碼

Excel工作表可(kě)以添加整體保護，也(yě)可(kě)以添加局部保護。這(zhè)把隐形的(de)保護傘在哪呢(ne)？

• 點擊”審閱”→”保護工作表”。

• 彈出如下(xià)對(duì)話(huà)框。

• 輸入工作表保護密碼（建議(yì)在标準操作規程中對(duì)密碼長(cháng)度和(hé)複雜(zá)度進行規定），此時(shí)整個(gè)工作表将被保護且無法修改。

2 設置工作表局部保護密碼

以《高(gāo)效液相色譜法含量測定标準模闆》爲例。

• 選中《高(gāo)效液相色譜法含量測定标準模闆》中需要輸入信息的(de)區(qū)域（淺灰色）。

• 按快(kuài)捷鍵”Ctrl+1″，彈出如下(xià)對(duì)話(huà)框，點擊”保護”選項卡，取消勾選”鎖定”，點擊”确定”。

• 點擊”審閱”→”保護工作表”，彈出如下(xià)對(duì)話(huà)框，輸入工作表保護密碼，并再次輸入相同的(de)密碼進行确認。

• 此時(shí)非輸入區(qū)域将被鎖定，無法修改。

• 輸入區(qū)域能夠進行數據和(hé)信息的(de)錄入，對(duì)于錄入信息受限的(de)單元格可(kě)以設置下(xià)拉菜單類型的(de)數據驗證，對(duì)于預先知道輸入數值範圍的(de)單元格可(kě)設置數據輸入範圍驗證。設置數據驗證是爲了(le)提高(gāo)錄入效率和(hé)降低錄入錯誤率（筆者将在後面的(de)專題中單獨介紹數據驗證功能）。

3 設置工作表進入和(hé)修改保護密碼

• 點擊”文件”→”另存爲”。

• 在彈出的(de)對(duì)話(huà)框中點擊”工具”下(xià)拉按鈕，點擊”常規選項”。

• 輸入”打開權限密碼”和(hé)”修改權限密碼”（建議(yì)在标準操作規程中對(duì)密碼長(cháng)度和(hé)複雜(zá)度進行規定），并再次輸入相同的(de)确認密碼，點擊”确定”後，再點擊”保存”。

• 此時(shí)必須要有密碼才能打開文件，若需要修改内容，還(hái)需要修改密碼。

4 設置Excel工作簿保護密碼

設置工作表的(de)保護可(kě)以限制用(yòng)戶對(duì)某個(gè)工作表的(de)整體或局部進行修改，設置Excel工作簿的(de)保護則是對(duì)窗(chuāng)口或結構進行保護！非授權用(yòng)戶無法對(duì)執行了(le)”保護工作簿”的(de)Excel表格進行插入、删除、重命名、移動或複制等等操作。

• 打開工作表，選擇”審閱”→”保護工作簿”，設置保護工作簿的(de)密碼（建議(yì)在标準操作規程中對(duì)密碼長(cháng)度和(hé)複雜(zá)度進行規定）。

• 無法對(duì)設置工作簿保護的(de)工作表進行插入、删除、重命名、移動或複制等等操作，起到對(duì)工作表窗(chuāng)口或結構的(de)保護。

總結

對(duì)Excel電子表格設置保護是符合數據可(kě)靠性的(de)基本要求，是确保其完全符合數據可(kě)靠性要求的(de)非充分(fēn)但必要條件，制藥企業的(de)相關人(rén)員(yuán)應重視、學懂(dǒng)、用(yòng)好。