通(tōng)過良好設計降低Excel在GxP環境下(xià)的(de)使用(yòng)風險

  ●  電子表格在GxP環境下(xià)的(de)使用(yòng)風險

在本公号發布的(de)《Excel電子表格GxP使用(yòng)風險啓示錄》中，從整體上分(fēn)析了(le)電子表格在GxP環境下(xià)使用(yòng)的(de)風險，比如：模闆使用(yòng)不受控，”Save As”的(de)濫用(yòng)，不受保護的(de)Excel工作簿，軟件版本差異或設置差異導緻的(de)錯誤，打印的(de)紙質表格無法溯源，未經驗證，缺少用(yòng)戶識别和(hé)審計跟蹤，等等。

要實現電子表格在GxP環境下(xià)的(de)合規使用(yòng)以及低風險使用(yòng)，必須建立完備的(de)管理(lǐ)體系和(hé)成熟的(de)技術手段。管理(lǐ)體系和(hé)技術手段都不可(kě)或缺，實際上，技術手段的(de)效果更加事半功倍。

本文将以一個(gè)實際使用(yòng)的(de)電子表格模闆爲例，介紹通(tōng)過技術手段可(kě)以怎樣提高(gāo)合規性并降低風險。

  ●  風險降低實例

1. 打開電子表格模闆時(shí)，自動檢測本機Office軟件版本是否與已驗證的(de)版本一緻，如一緻方可(kě)正常打開，如不一緻則提示用(yòng)戶并關閉表格。此項措施可(kě)以避免模闆在未經驗證的(de)軟件版本中使用(yòng)，以避免潛在的(de)錯誤。

2. 自動将”是否爲官方版本”顯示在表格顯眼的(de)位置，如果表格模闆經過拷貝或者另存，将顯示爲”非官方版本”。避免對(duì)模闆的(de)私自拷貝和(hé)另存，從而避免模闆使用(yòng)的(de)不受控。

如果想要限制得(de)更嚴格，如表格被另存過或拷貝過，試圖打開時(shí)将提示錯誤信息并自動關閉。

3. 自動記錄表格打開時(shí)間、保存時(shí)間、表格存放位置、用(yòng)戶名（操作系統），結合操作系統訪問控制，實現用(yòng)戶識别、文件層面審計跟蹤以及紙質打印文件的(de)溯源。

4.将模闆限制爲計算(suàn)工具使用(yòng)，用(yòng)戶僅能将計算(suàn)數據及結果打印爲紙質文件保存，不能保留電子副本。爲避免無意間對(duì)模闆造成的(de)修改，模闆限制爲隻能輸入數據進行計算(suàn)并打印，不能進行保存，試圖保存時(shí)将彈出不能保存數據的(de)提示信息。

如果使用(yòng)模式爲既打印紙質文件、又保留電子副本的(de)複合模式，則可(kě)限制爲打印或保存時(shí)自動另存，不對(duì)原模闆進行保存，以避免對(duì)原模闆造成的(de)修改。

5.禁用(yòng)表格的(de)快(kuài)捷鍵和(hé)命令欄并對(duì)工作表設置保護，用(yòng)戶僅能在數據輸入單元格内輸入數據，不能做(zuò)其它任何操作，避免無意間改變了(le)表格的(de)任何設置而導緻結果錯誤。

6.在關閉表格前，如果表格尚未被打印，則提示用(yòng)戶報告未打印，避免輸入數據的(de)丢失。

從這(zhè)個(gè)例子我們可(kě)以看到，通(tōng)過對(duì)Excel電子表格模闆本身的(de)良好設計，可(kě)避免很大(dà)一部分(fēn)在GxP環境下(xià)的(de)使用(yòng)風險。