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通(tōng)過良好設計降低Excel在GxP環境下(xià)的(de)使用(yòng)風險
發布時(shí)間:2018-07-12 浏覽次數:366次
● 電子表格在GxP環境下(xià)的(de)使用(yòng)風險
在本公号發布的(de)《Excel電子表格GxP使用(yòng)風險啓示錄》中,從整體上分(fēn)析了(le)電子表格在GxP環境下(xià)使用(yòng)的(de)風險,比如:模闆使用(yòng)不受控,”Save As”的(de)濫用(yòng),不受保護的(de)Excel工作簿,軟件版本差異或設置差異導緻的(de)錯誤,打印的(de)紙質表格無法溯源,未經驗證,缺少用(yòng)戶識别和(hé)審計跟蹤,等等。
要實現電子表格在GxP環境下(xià)的(de)合規使用(yòng)以及低風險使用(yòng),必須建立完備的(de)管理(lǐ)體系和(hé)成熟的(de)技術手段。管理(lǐ)體系和(hé)技術手段都不可(kě)或缺,實際上,技術手段的(de)效果更加事半功倍。
本文将以一個(gè)實際使用(yòng)的(de)電子表格模闆爲例,介紹通(tōng)過技術手段可(kě)以怎樣提高(gāo)合規性并降低風險。
● 風險降低實例
1. 打開電子表格模闆時(shí),自動檢測本機Office軟件版本是否與已驗證的(de)版本一緻,如一緻方可(kě)正常打開,如不一緻則提示用(yòng)戶并關閉表格。此項措施可(kě)以避免模闆在未經驗證的(de)軟件版本中使用(yòng),以避免潛在的(de)錯誤。
2. 自動将”是否爲官方版本”顯示在表格顯眼的(de)位置,如果表格模闆經過拷貝或者另存,将顯示爲”非官方版本”。避免對(duì)模闆的(de)私自拷貝和(hé)另存,從而避免模闆使用(yòng)的(de)不受控。
如果想要限制得(de)更嚴格,如表格被另存過或拷貝過,試圖打開時(shí)将提示錯誤信息并自動關閉。
3. 自動記錄表格打開時(shí)間、保存時(shí)間、表格存放位置、用(yòng)戶名(操作系統),結合操作系統訪問控制,實現用(yòng)戶識别、文件層面審計跟蹤以及紙質打印文件的(de)溯源。
4.将模闆限制爲計算(suàn)工具使用(yòng),用(yòng)戶僅能将計算(suàn)數據及結果打印爲紙質文件保存,不能保留電子副本。爲避免無意間對(duì)模闆造成的(de)修改,模闆限制爲隻能輸入數據進行計算(suàn)并打印,不能進行保存,試圖保存時(shí)将彈出不能保存數據的(de)提示信息。
如果使用(yòng)模式爲既打印紙質文件、又保留電子副本的(de)複合模式,則可(kě)限制爲打印或保存時(shí)自動另存,不對(duì)原模闆進行保存,以避免對(duì)原模闆造成的(de)修改。
5.禁用(yòng)表格的(de)快(kuài)捷鍵和(hé)命令欄并對(duì)工作表設置保護,用(yòng)戶僅能在數據輸入單元格内輸入數據,不能做(zuò)其它任何操作,避免無意間改變了(le)表格的(de)任何設置而導緻結果錯誤。
6.在關閉表格前,如果表格尚未被打印,則提示用(yòng)戶報告未打印,避免輸入數據的(de)丢失。
從這(zhè)個(gè)例子我們可(kě)以看到,通(tōng)過對(duì)Excel電子表格模闆本身的(de)良好設計,可(kě)避免很大(dà)一部分(fēn)在GxP環境下(xià)的(de)使用(yòng)風險。
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