利用(yòng)Excel合規軟件開啓實驗室業務智能

從實驗室的(de)單機版色譜軟件過渡到網絡版是一個(gè)巨大(dà)的(de)進步，首先實現了(le)數據的(de)集中存儲，提高(gāo)了(le)合規性，數據的(de)處理(lǐ)與交互更爲便利，也(yě)更加容易實現色譜數據處理(lǐ)過程中的(de)電子化(huà)工作流程。類比而言，采用(yòng)eInfotree的(de)Excel也(yě)相當于将單機版的(de)Excel升級到了(le)網絡版的(de)Excel，保留了(le)Excel作爲強大(dà)的(de)終端計算(suàn)處理(lǐ)工具的(de)同時(shí)，實現了(le)Excel的(de)合規。所有受控後的(de)電子表格中輸入數據都保存在數據庫中，從而使得(de)不同人(rén)員(yuán)之間，不同電子表格之間的(de)數據交換更加方便。

有句玩笑(xiào)話(huà)：Excel除了(le)不能生孩子，其他(tā)的(de)事情都能做(zuò)。而做(zuò)到什(shén)麽程度則取決于使用(yòng)者的(de)功力。前段時(shí)間，一位非制藥行業的(de)朋友找到我們咨詢電子表格合規軟件。由此帶來(lái)的(de)業務機會沒有讓我們多(duō)麽興奮，倒是我們非常奇怪爲何這(zhè)位朋友所處行業也(yě)會關注電子表格的(de)使用(yòng)合規。後來(lái)這(zhè)位朋友給出的(de)解釋讓我們恍然大(dà)悟，一方面他(tā)們是所在行業的(de)标準化(huà)實驗室，是具有公信力的(de)檢驗檢測機構。而要具有公信力，對(duì)于實驗記錄的(de)審計追蹤也(yě)自然就是一個(gè)基本的(de)要求，另一方面，實驗室裏也(yě)長(cháng)期使用(yòng)電子表格作爲自動化(huà)的(de)數據處理(lǐ)工具，也(yě)感受到Excel本身所具有的(de)靈活性和(hé)強大(dà)。數據記錄範圍發生變化(huà)，數據處理(lǐ)方法進行調整，Excel模闆都能很方便地調整到位。

今天這(zhè)裏講的(de)一個(gè)例子是一家生産藥用(yòng)輔料的(de)企業，主要的(de)産品都做(zuò)出口。2018年首次找到我們時(shí)主要的(de)需求在于電子表格的(de)合規，但在溝通(tōng)的(de)過程中，我們又發現合規似乎是個(gè)次要需求：在合規的(de)掩護下(xià)，利用(yòng)電子表格強大(dà)的(de)數據處理(lǐ)功能，提升效率，節省時(shí)間，數據統計自動化(huà)才是真正的(de)核心需求，最終的(de)展現成果是無紙化(huà)的(de)批記錄，因爲我們發現用(yòng)戶對(duì)eInfotree展現的(de)跨多(duō)個(gè)表格文件的(de)數據提取彙總功能表現出非常濃烈的(de)興趣。

一路向北(běi)，朔風猛烈，但天朗氣清。在這(zhè)個(gè)距内蒙不遠(yuǎn)，地廣人(rén)稀的(de)地方，一層的(de)小平房(fáng)，我們見到了(le)堆積如山的(de)紙質記錄單，還(hái)有辦公室裏此起彼伏的(de)計算(suàn)器的(de)按鍵音(yīn)。直到現在，我們仍然能回憶起下(xià)午四點隔壁辦公室計算(suàn)器偶然響起的(de)一段段音(yīn)樂(yuè)鈴聲。看到如此多(duō)的(de)紙質單據，我們大(dà)概明(míng)白了(le)此行的(de)意義。這(zhè)些數據記錄表都設計得(de)很複雜(zá)，以我對(duì)電子表格認知，我的(de)第一反應是會用(yòng)Word去設計這(zhè)些表單，然後打印出來(lái)。後來(lái)發現所有的(de)表單對(duì)應的(de)電子版都是用(yòng)Excel做(zuò)的(de)。這(zhè)似乎超出了(le)我的(de)認知，曾經一直認爲Excel适合做(zuò)規範化(huà)的(de)表格數據的(de)處理(lǐ)，直到見到他(tā)們設計的(de)各種表格，從此我堅信Excel能做(zuò)出任何Word能做(zuò)出的(de)複雜(zá)表格。也(yě)正是因爲源自于Excel表格，所以他(tā)們自己也(yě)曾在半年前嘗試用(yòng)Excel模闆實現計算(suàn)的(de)自動化(huà)。但在制作的(de)過程中，一方面自身Excel水(shuǐ)平有限，另一方面對(duì)跨表數據的(de)提取和(hé)彙總一籌莫展，最後還(hái)發現Excel本身沒有合規的(de)審計追蹤機制。作爲生産記錄，雖說不是藥品，但是基本的(de)電子記錄合規還(hái)是要遵守的(de)，而且經常會有國外廠商來(lái)做(zuò)審計，因爲這(zhè)幾個(gè)原因導緻批記錄無紙化(huà)的(de)工程被喊停。相比後來(lái)去的(de)附近一家大(dà)規模制藥企業，其表格模闆都采用(yòng)Word制作，在起點上就比這(zhè)家公司差得(de)多(duō)，對(duì)于電子表格的(de)理(lǐ)解也(yě)十分(fēn)膚淺。雖然他(tā)們在小縣城(chéng)，但他(tā)們的(de)這(zhè)種理(lǐ)念著(zhe)實難得(de)。

客戶的(de)需求分(fēn)爲兩方面，一方面是合規的(de)要求，即要求采用(yòng)的(de)Excel電子記錄有審計追蹤，權限控制，以及電子簽名的(de)功能。另一方面是提高(gāo)生産效率，節約經費，降低風險的(de)需求。我們曾經一度以爲合規的(de)要求是第一位的(de)，但深入了(le)解下(xià)來(lái)，對(duì)于一家勞動密集型的(de)，又不是受法規嚴格監管的(de)企業而言，降低成本， 減員(yuán)增效恐怕是最核心的(de)需求。對(duì)于第一個(gè)需求，我這(zhè)裏不做(zuò)詳細說明(míng)，因爲都是eInfotree軟件的(de)固有功能，而且也(yě)很容易理(lǐ)解。相對(duì)而言，數據完整性，合規是國内企業普遍面臨的(de)問題。合規與效率往往是一對(duì)矛盾體。合規水(shuǐ)平做(zuò)得(de)高(gāo)，一般會導緻效率的(de)下(xià)降。所以絕大(dà)部分(fēn)的(de)企業都盡量保持最低水(shuǐ)平的(de)合規，即符合法規和(hé)審計的(de)要求。就這(zhè)個(gè)項目而言，最終卻做(zuò)到了(le)合規與效率的(de)高(gāo)度一緻。Excel合規之後，所有填入的(de)數據都保存在數據庫中，由此帶來(lái)表格之間數據關聯，跨表數據統計，綜合報表的(de)巨大(dà)便利。

用(yòng)戶的(de)需求在于将生産的(de)各個(gè)工序記錄以及生産過程中的(de)台賬進行無紙化(huà)，自動化(huà)。生産的(de)每個(gè)工序都有一張到多(duō)張不同的(de)Excel表格記錄模闆。工人(rén)們此前就拿著(zhe)打印好的(de)A4紙質記錄在現場(chǎng)填寫。無紙化(huà)并不僅僅意味著(zhe)隻是将筆寫記錄轉換到鍵盤輸入，在記錄的(de)過程中客戶也(yě)要求實現以下(xià)幾個(gè)主要的(de)功能，旨在爲操作工人(rén)降低勞動強度，降低錯誤出現的(de)概率。

   •  各種計算(suàn)的(de)自動化(huà)和(hé)數據的(de)有效性驗證，例如密度體積重量的(de)換算(suàn)，物(wù)料的(de)分(fēn)類消耗彙總，數據填寫順序限定，級聯菜單，生産總數統計。

   •  避免信息的(de)重複錄入。第一步工序中錄入的(de)産品附屬信息，在後續的(de)工序步驟中需要自動帶入。此前我們注意到各個(gè)工序的(de)紙質單據的(de)前半部分(fēn)都需要工人(rén)填寫批次産品的(de)相關信息。一個(gè)批次的(de)産品持續生産十多(duō)天。單個(gè)批次生産的(de)過程中需要填寫的(de)記錄紙也(yě)有幾百張，每張都需要重複地填寫産品的(de)批次信息，既增加了(le)勞動強度，也(yě)加大(dà)了(le)出錯的(de)概率。最終的(de)設計是，隻要在第一步産品批次信息注冊的(de)模闆中填寫完成，後續的(de)工序中，工人(rén)隻需要填寫對(duì)應批号，其他(tā)的(de)信息會自動補充完整。

   •  工作協同。工作協同一方面是記錄的(de)簽批流程，另一方面是生産操作人(rén)員(yuán)與品控員(yuán)的(de)數據交換。生産操作工在生産表中填寫完産品箱号等信息，也(yě)就是待檢品信息，品控人(rén)員(yuán)輸入相應的(de)班号，能自動從服務器的(de)數據庫中讀入操作工填寫完的(de)待檢箱号，檢測完成評級後，品控人(rén)員(yuán)在記錄表格中填寫記錄并保存後。操作工通(tōng)過電子表格界面的(de)控件按鈕能獲取對(duì)應每一個(gè)箱号的(de)等級評定信息。

   •  數據自動實時(shí)彙總。每個(gè)批次生産完，都會要求對(duì)批次生産過程中的(de)各種物(wù)料消耗，合格品重量，不合格品重量，邊角料進行物(wù)料平衡計算(suàn)。采用(yòng)紙質記錄單的(de)時(shí)候，這(zhè)些數據分(fēn)散在數百張紙質記錄單上。爲了(le)進行數據計算(suàn)與統計，需要專門的(de)人(rén)員(yuán)從大(dà)量的(de)紙質記錄單中摘取數據用(yòng)計算(suàn)器進行計算(suàn)。一個(gè)批次的(de)計算(suàn)往往需要一個(gè)人(rén)花上幾天的(de)時(shí)間才能完成。

以上4點需求，第一點的(de)需求最不起眼，但其實是最基礎的(de)，覆蓋用(yòng)戶需求最多(duō)的(de)，利用(yòng)Excel本身就能夠輕易實現，如果需要更改計算(suàn)方法或邏輯，也(yě)隻需要菜單操作用(yòng)戶自己就可(kě)以完成。

下(xià)面簡單舉幾個(gè)例子說明(míng)：

數據有效性驗證

用(yòng)戶要求輸入的(de)批号隻能是11位或者13位，否則不允許輸入。采用(yòng)自定義的(de)數據有效性，用(yòng)簡單的(de)Or和(hé)Len函數組合就可(kě)以非常容易實現。

下(xià)面一張表格要求工人(rén)在矩形區(qū)域中依次填入箱号。在箱号輸入的(de)時(shí)候，要求是以1爲單位遞增輸入，而且要求不能有重複值，用(yòng)數據有效性的(de)自定義功能和(hé)條件格式能做(zuò)到非常好的(de)效果。如果有重複值，Excel會自動将重複值以明(míng)顯底色标識。輸入值與上一個(gè)值相差不爲1，則無法輸入。與之相比，用(yòng)一些大(dà)型系統實現起來(lái)沒有那麽容易，改起來(lái)更加不方便。

按條件分(fēn)類彙總

對(duì)某個(gè)班次消耗的(de)物(wù)料進行分(fēn)類統計，以物(wù)料代碼的(de)尾數爲标識進行統計，例如以K結尾的(de)物(wù)料消耗彙總到消耗重量1，以S結尾的(de)物(wù)料彙總到消耗總量2。

強制按固定順序輸入數據

對(duì)于一個(gè)檢驗記錄的(de)各個(gè)部分(fēn)，填寫下(xià)一個(gè)模塊時(shí)，上一個(gè)模闆必須填寫完畢才能進行。例如下(xià)面圖示中的(de)綠色框部分(fēn)，隻能在紅色框中的(de)待填區(qū)域全部填寫完才能填寫。更進一步，還(hái)能限定一個(gè)模塊内各個(gè)單元格之間的(de)填寫順序。如何實現呢(ne)，不用(yòng)編寫任何代碼，采用(yòng)Excel自帶的(de)數據有效性驗證就能做(zuò)到。

标準自動匹配與判斷

用(yòng)戶其中一個(gè)需求是根據産品名稱和(hé)産品規格自動匹配判斷标準。此前這(zhè)些判斷标準都在紙上，而且産品和(hé)規格分(fēn)類非常龐雜(zá)導緻标準也(yě)十分(fēn)多(duō)樣，工作人(rén)員(yuán)需要對(duì)著(zhe)标準表去查找。采用(yòng)電子表格以後，将判斷标準按照(zhào)下(xià)圖右側進行表格化(huà)處理(lǐ)，就能用(yòng)Excel中的(de)Vlookup函數進行自動匹配了(le)。這(zhè)些檢測标準可(kě)以與檢測記錄放在同一個(gè)Sheet中，也(yě)可(kě)單獨放置一個(gè)sheet,一般建議(yì)采用(yòng)後者。下(xià)圖中，在填入産品名稱和(hé)規格後，标準列中就自動會匹配對(duì)應的(de)檢驗标準，”是否通(tōng)過”列中則可(kě)采用(yòng)條件格式進行醒目的(de)提示。

Excel作爲強大(dà)的(de)桌面工具，工作簿内各工作表之間的(de)數據關聯自不用(yòng)說，工作簿之間也(yě)能做(zuò)到一定程度的(de)數據關聯，但還(hái)談不上随心所欲。桌面化(huà)的(de)Excel并沒有真正提供一種分(fēn)享數據的(de)簡易通(tōng)道，允許多(duō)個(gè)用(yòng)戶協同工作，并能夠進行一緻的(de)數據清洗和(hé)報告。當然，這(zhè)裏隻針對(duì)普通(tōng)用(yòng)戶而言，對(duì)于大(dà)神，飛(fēi)花摘葉，皆可(kě)傷人(rén)。Excel甚至能用(yòng)來(lái)做(zuò)人(rén)臉識别。前文說到，eInfotree在滿足Excel合規要求的(de)同時(shí)，還(hái)産生一個(gè)副産物(wù)，那就是所有單元格填入的(de)數據都進了(le)數據庫，而填好的(de)文件保存于文件服務器上。

跨Excel表格統計

對(duì)于前文的(de)物(wù)料消耗按條件彙總示例，單張表格采用(yòng)公式進行彙總，而一個(gè)批次有數百張這(zhè)樣的(de)表格。想要分(fēn)别統計一個(gè)批次總的(de)消耗重量1和(hé)消耗重量2，則對(duì)應每張Excel表還(hái)要包含批号信息。Excel填寫完保存時(shí)，消耗重量1和(hé)消耗重量2的(de)值将自動與批号關聯。由于所有Excel中填寫的(de)數據都是采用(yòng)結構化(huà)存儲，在數據庫端建立好視圖後，就可(kě)以自動得(de)出數百張Excel表單的(de)彙總結果。這(zhè)種彙總可(kě)以做(zuò)到實時(shí)的(de)效果，即有新的(de)Excel記錄表格填寫完畢，那麽彙總的(de)數值能自動更新。

在跨表數據彙總方面，還(hái)有一個(gè)典型的(de)應用(yòng)。即對(duì)涉及多(duō)個(gè)批次的(de)電子表格檢驗記錄進行彙總。下(xià)圖中右側的(de)多(duō)個(gè)Excel文件分(fēn)别對(duì)應不同批次的(de)檢驗記錄。每個(gè)文件中包含批号，平均含量和(hé)RSD。 采用(yòng)eInfotree合規軟件後，這(zhè)些數據也(yě)都集中存儲到了(le)數據庫中，便于彙總提取。

通(tōng)過Power BI可(kě)以直接查看存儲在SQL server中的(de)數據，并生成圖表。如果新增了(le)批檢驗記錄表，這(zhè)些記錄和(hé)圖也(yě)都會自動更新到報表中。

即便後台沒有數據庫之城(chéng)，Excel自帶的(de) PowerQuery也(yě)十分(fēn)強大(dà)，能彙總多(duō)種不同數據源的(de)數據，但大(dà)多(duō)建立在需要彙總的(de)電子表格文件已經存在的(de)前提下(xià)。

Excel表格之間的(de)數據交換

對(duì)應第3點的(de)需求，操作人(rén)員(yuán)在設計好的(de)表格中填入批号、對(duì)應的(de)班次号，以及待檢的(de)箱号，保存即可(kě)。品控人(rén)員(yuán)選擇品控記錄模闆，填入批号和(hé)與操作人(rén)員(yuán)一緻的(de)班次号，點擊頁面按鈕即可(kě)獲取待檢的(de)箱号。品控人(rén)員(yuán)将箱号對(duì)應結果填入保存。操作人(rén)員(yuán)通(tōng)過點擊模闆的(de)”取回結果”按鈕即可(kě)獲得(de)每一箱的(de)檢測結果。完成這(zhè)一場(chǎng)景的(de)核心在于數據集中存儲在服務器上，數據庫成爲數據交換的(de)中心。

其他(tā)的(de)一些合規功能，例如保存表格時(shí)強制按命名規則命名，保存路徑自動按規則生成不可(kě)更改，都使得(de)工人(rén)傻瓜式操作成爲可(kě)能。合規後的(de)Excel用(yòng)作各種台賬記錄更是得(de)心應手，節省大(dà)量的(de)人(rén)力勞動，減少出錯概率。中國的(de)制藥企業踏踏實實把電子表格用(yòng)好，就能前進一大(dà)步。