防止Excel表格“Save as”濫用(yòng)的(de)安全衛士

制藥企業工作的(de)您，一定用(yòng)Excel表格模闆做(zuò)過GMP數據計算(suàn)（當然Excel表格使用(yòng)不僅限于計算(suàn)），那麽這(zhè)個(gè)過程無法避免的(de)會催生如下(xià)問題：

     •  不同使用(yòng)人(rén)員(yuán)将文件保存在不同路徑下(xià)，難于追溯；

     •  文件夾、文件名命名規則不統一，不便查找。

解決上述問題，我們通(tōng)常的(de)做(zuò)法是通(tōng)過制定SOP，規定文件存儲路徑、文件夾名稱、表格文件名稱，并對(duì)操作人(rén)員(yuán)進行SOP培訓。然而實際執行過程中控制效果不盡人(rén)意，上述問題仍無法杜絕。 

我們知道，單純的(de)通(tōng)過流程控制并不是最優解。那麽，有沒有技術手段能夠解決以上問題呢(ne)？答(dá)案是肯定的(de)，Excel合規插件eInfotree的(de)”Path and Naming”功能就能夠完美(měi)解決上述問題：通(tōng)過技術手段指定存儲路徑、文件夾命名、以及電子表格文件的(de)命名，做(zuò)到對(duì)”Save as”的(de)有效管理(lǐ)。

以”撲熱(rè)息痛（美(měi)國藥典标準）含量計算(suàn)模闆”爲例，如下(xià)圖：

使用(yòng)Excel合規插件eInfotree管理(lǐ)電子表格的(de)”Save as”難題，隻需如下(xià)幾步。

Step 1：設置好文件存儲路徑和(hé)文件存儲格式。

Step 2：設置電子表格命名規則：”J5（批号）+含量結果”。

Step 3：設置電子表格存儲文件夾命名規則：”B5（計算(suàn)對(duì)象）+_2018（後綴）”。

Step 4：以空白模闆填寫記錄，填寫完畢後，”保存”或”另存爲”，按照(zhào)既定設置保存電子表格，保存操作成功。

對(duì)存儲路徑或電子表格文件命名的(de)任何修改都将導緻保存操作失敗。

總結：電子表格合規插件eInfotree從技術手段上對(duì)文件路徑、存儲文件夾命名及電子表格文件命名的(de)控制，将使得(de)電子表格的(de)追溯不再是難題