巧用(yòng)Excel數據透視表實現GMP偏差趨勢分(fēn)析

随著(zhe)監管機構對(duì)數據完整性越發重視，很多(duō)QA朋友都發現了(le)這(zhè)樣一個(gè)事實，近幾年偏差數量出現了(le)逐年顯著上升的(de)趨勢。究其原因，無非是在當前數據可(kě)靠性大(dà)潮之下(xià)，原來(lái)可(kě)以暗地裏處理(lǐ)掉的(de)偏差，現在都得(de)規規矩矩按流程來(lái)記錄了(le)。這(zhè)不隻明(míng)顯增大(dà)了(le)QA人(rén)員(yuán)的(de)日常工作量，如針對(duì)各偏差個(gè)案的(de)調查、評級、審批、關閉等，還(hái)增加了(le)不少的(de)分(fēn)析統計工作量。嗯，不同部門、不同時(shí)間段、不同類型、不同原因，還(hái)要分(fēn)析趨勢，不少人(rén)應該在季度偏差回顧或年度偏差回顧時(shí)頭都大(dà)了(le)。效率稍高(gāo)一點的(de)，在Excel中使用(yòng)組合排序、組合篩選的(de)方式進行數據分(fēn)析，還(hái)有一些甚至在用(yòng)手動計算(suàn)的(de)原始方式。

這(zhè)都太Out了(le)，不僅低效還(hái)常常出錯。今天，筆者就爲大(dà)家介紹如何巧用(yòng)Excel的(de)數據透視表功能來(lái)實現偏差趨勢分(fēn)析。如果你還(hái)不知道什(shén)麽是數據透視表，就實在太out了(le)。

數據透視表是一種交互式的(de)表，可(kě)以進行某些計算(suàn)，如求和(hé)與計數等。所進行的(de)計算(suàn)與數據跟數據透視表中的(de)排列有關。之所以稱爲數據透視表，是因爲可(kě)以動态地改變它們的(de)版面布置，以便按照(zhào)不同方式分(fēn)析數據，也(yě)可(kě)以重新安排行号、列标和(hé)頁字段。每一次改變版面布置時(shí)，數據透視表會立即按照(zhào)新的(de)布置重新計算(suàn)數據。另外，如果原始數據發生更改，則可(kě)以更新數據透視表。

第一步：數據整理(lǐ)

首先，我們需要把所有的(de)偏差的(de)主要信息錄入到Excel表格中,這(zhè)一步很關鍵，如果平時(shí)有做(zuò)這(zhè)方面的(de)工作，那就可(kě)以省很多(duō)時(shí)間了(le)。錄入時(shí)需要注意的(de)是，對(duì)于需要做(zuò)趨勢分(fēn)析的(de)項目務必要作爲單獨的(de)一行（列），例如：偏差時(shí)間、偏差所屬項目、偏差類型、偏差原因……

選中表格數據部分(fēn)，點擊開始，選擇套用(yòng)表格格式。

這(zhè)一步，主要是爲表格添加初步的(de)數據篩選功能。

第二步：使用(yòng)數據透視表處理(lǐ)數據

點擊插入，數據透視表，選擇數據透視圖和(hé)數據透視表。下(xià)面，筆者用(yòng)兩個(gè)比較具有代表性的(de)例子來(lái)進行效果展示。

例一：偏差數量統計

例如，你想按年份進行偏差分(fēn)類彙總，則隻需在右側數據透視圖字段選項中勾選年份，使用(yòng)鼠标拖動年份到圖例（軸）和(hé)值。更改值計數方式，單擊“計算(suàn)項：年份”，右鍵選擇值字段設置，計算(suàn)類型選擇“計數”。

簡單幾步，即可(kě)按年份統計出數據彙總表中的(de)偏差數量。

例一圖

例二：多(duō)條件數據統計

如果想在之前按年進行分(fēn)類的(de)基礎上，進一步按照(zhào)産品，歸屬原因進行分(fēn)類統計，也(yě)隻需幾步簡單操作即可(kě)實現。

點擊插入，數據透視表，選擇數據透視圖和(hé)數據透視表，插入數據透視表到一個(gè)新表。

在數據透視圖字段中勾選“年份”、“歸屬原因”、“産品”字段。（實際操作根據個(gè)人(rén)需要勾選字段即可(kě)）。

調整字段順序。拖動歸屬原因到圖例和(hé)值，拖動年份和(hé)産品字段到軸。

就這(zhè)樣，幾步勾選和(hé)拖拽，就可(kě)以輕松實現多(duō)條件的(de)數據統計。

例二圖

第三步：數據分(fēn)析

通(tōng)過使用(yòng)數據透視表，我們可(kě)以很輕易的(de)計算(suàn)出某類型偏差的(de)數量、在總偏差數中所占的(de)比例、以及随時(shí)間變化(huà)的(de)趨勢。在進行偏差回顧時(shí)，可(kě)以直接引用(yòng)數據透視表，輔以少量的(de)文字歸納即可(kě)形成簡潔而充實的(de)回顧報告，爲所有相關人(rén)員(yuán)改進質量工作提供直觀而準确的(de)依據。

結語

當然，Excel無論用(yòng)于偏差記錄還(hái)是偏差分(fēn)析，都是GMP相關，其合規問題必定無法回避。

利用(yòng)Excel能爲提高(gāo)工作效率帶來(lái)立竿見影(yǐng)的(de)效果，投入成本低，适應性強。實驗室的(de)信息化(huà)與自動化(huà)可(kě)以從Excel開始。eInfotree軟件能彌補Excel在GxP領域合規性上的(de)差距，實現Excel的(de)用(yòng)戶訪問控制，審計追蹤，電子簽名，完全符合CFR21 Part11的(de)要求，讓制藥企業無顧慮地享用(yòng)電子表格帶來(lái)的(de)便利。本公号曆史文章(zhāng)中有大(dà)量Excel應用(yòng)或合規方面的(de)文章(zhāng)，有興趣的(de)讀者可(kě)直接查閱，或留言咨詢。