Excel表格的(de)規範性——提高(gāo)效率的(de)一些小技巧

前期的(de)文章(zhāng)中，著(zhe)重介紹了(le)法規要求方面的(de)規範性。今天小編将爲大(dà)家介紹Excel電子表格另外一方面的(de)規範性——一些偏重于提高(gāo)效率的(de)小技巧。

一、表格名稱不放在工作表内

圖一

圖二

如上圖一所示，标題”生産管理(lǐ)表06-21″占據了(le)第一行，導緻安置在第二行的(de)”季度”、”任務量”、”産品類型”等關鍵字段無法用(yòng)來(lái)進行篩選。
所以，表格的(de)名稱盡量不要占用(yòng)工作表首行，而是參照(zhào)上圖二所示的(de)在工作表和(hé)工作薄名稱中體現即可(kě)。

而第一行則可(kě)作爲描述各列數據屬性的(de)标題，如”季度”、”任務量”、”産品類型”，是篩選和(hé)排序的(de)字段依據。

二、慎用(yòng)合并單元格

合并單元格一般僅限于申請表這(zhè)樣需要打印的(de)表單，這(zhè)些表單并不需要進行運算(suàn)統計彙總。在源數據表中，盡量不使用(yòng)合并單元格。一個(gè)規範的(de)數據源表格應該是所有單元格填滿，有一條記錄一條，每一行數據完整、結構整齊。

上圖E列是合并單元格，表面看似很明(míng)了(le)，但是在處理(lǐ)數據時(shí)卻會遇到很多(duō)問題，比如無法進行排序和(hé)篩選。

三、一個(gè)單元格一個(gè)屬性

如下(xià)所示的(de)兩個(gè)表格，我們需要對(duì)任務量求和(hé)。

圖一

圖二

圖一F列的(de)數據都是帶單位的(de)，數據的(de)屬性也(yě)變成了(le)文本屬性，需要将數據分(fēn)列或者單位替換爲空才能求和(hé)，或者使用(yòng)複雜(zá)公式（=SUM(–LEFT(F2:F6,LEN(F2:F6)-1))），這(zhè)樣複雜(zá)的(de)數組公式對(duì)于函數小白來(lái)說并不容易理(lǐ)解和(hé)記憶。

圖一

而對(duì)圖二的(de)F列進行求和(hé)就再簡單不過了(le)。選中F列數據，點擊公式-自動求和(hé)-求和(hé)，就立馬得(de)到了(le)結果。

圖二

四、勿用(yòng)空行空列隔斷數據

如下(xià)圖所示，第5、9行爲兩個(gè)空行隔斷數據。假如需要篩選下(xià)面所有數據，必須要先選中A1： F11的(de)區(qū)域，然後再進行篩選。如果中間沒有空行的(de)隔斷，就不需要選中區(qū)域，隻要鼠标放在任意有數據的(de)單元格，按Ctrl+A就可(kě)以選定全部的(de)數據直接篩選啦，但是有隔斷之後，就不可(kě)以了(le)。

不僅僅是篩選，寫公式的(de)時(shí)候也(yě)是一樣的(de)，對(duì)于數據源來(lái)說，保持數據之間的(de)連續性是非常重要的(de)。

如果确實要将數據分(fēn)隔開來(lái)，我們可(kě)以改變單元格填充色或字體的(de)顔色填充、将單元格邊框加粗等等來(lái)突出想分(fēn)隔開的(de)數據。

五、勿添加多(duō)餘的(de)合計行

一張非常規範的(de)數據源表格是不應該有下(xià)圖的(de)那些合計行。一邊輸入數據，一邊合計求和(hé)，這(zhè)種方法是不可(kě)取的(de)。

數據源還(hái)有随時(shí)增加、删除的(de)可(kě)能性，所以合計也(yě)會随之變動。

最正确的(de)做(zuò)法是，先錄入所有的(de)數據，最後再進行合計。源數據表爲一張表，彙總表爲另一張工作表或其餘區(qū)域，彙總可(kě)以使用(yòng)函數、數據一覽表等完成。

六、同類型數據盡量使用(yòng)一張工作表

如果下(xià)圖的(de)數據分(fēn)别在不同的(de)工作表中，這(zhè)個(gè)時(shí)候我們要進行篩選、引用(yòng)、排序和(hé)彙總等，會加大(dà)我們的(de)工作難度，也(yě)會浪費時(shí)間，這(zhè)樣操作非常不方便。

如下(xià)圖所示，我們把所有數據都放在一張工作表裏面，這(zhè)樣我們進行篩選、排序、彙總，都是非常容易的(de)。

盡管幾十幾百字符的(de)長(cháng)公式或者一段VBA代碼能完成多(duō)表合并，不過前提還(hái)是得(de)看數據源零散到什(shén)麽程度。因此，實際應用(yòng)中，沒必要自己爲自己設置一些障礙和(hé)難題。

總結：不管如何操作，盡量地将數據源規範化(huà)，雖然都是很小的(de)問題，但是可(kě)以節約很多(duō)工作時(shí)間~