我很忙，手動輸入？不，自動匹配！

發布時(shí)間：2018-12-21 浏覽次數：430次

何謂GMP？一言以蔽之：Mountains of Documents。

在質量部門裏工作，每天都要處理(lǐ)堆積如山的(de)文件，在沒有DMS、QMS等這(zhè)樣高(gāo)大(dà)上的(de)系統的(de)情況下(xià)，如何在細節上提高(gāo)文件的(de)處理(lǐ)效率和(hé)輸入的(de)正确率？小編将以Excel設計中的(de)自動匹配爲例，娓娓道來(lái)……

注：本文采用(yòng)Windows10操作系統和(hé)Microsoft office 2013版本進行介紹。

第一：根據一個(gè)自變量自動匹配

在制藥企業的(de)工作中，涉及到各種各樣的(de)記錄收發，如：SOP文件的(de)收發、生産記錄收發、實驗記錄收發、台賬收發等等。對(duì)于GMP文件的(de)管理(lǐ)，各部門都會指定文件管理(lǐ)員(yuán)。在設計電子表格時(shí)，可(kě)以通(tōng)過部門自動匹配，找到對(duì)應部門的(de)文件管理(lǐ)員(yuán)。

下(xià)面是小編設計的(de)“制藥企業SOP文件收發記錄模闆”。

在“相關表格”中，列出部門和(hé)對(duì)應的(de)部門文件管理(lǐ)員(yuán)。

在“主表格”中，有“發放”和(hé)“收回”兩個(gè)模塊設計表格。

在“發放”模塊中，通(tōng)過下(xià)拉菜單輸入“接收部門”，在“接收人(rén)”列中自動匹配對(duì)應部門文件管理(lǐ)員(yuán)；同樣的(de)，在“收回”模塊中，通(tōng)過下(xià)拉菜單輸入“收回部門”，在“收回人(rén)”列中自動匹配對(duì)應部門文件管理(lǐ)員(yuán)。在整個(gè)記錄填寫過程中，隻需要手動輸入“接收日期”和(hé)“收回日期”，這(zhè)樣就大(dà)大(dà)提高(gāo)了(le)記錄填寫效率。

如截圖，表格中主要用(yòng)到了(le)VLOOKUP函數。

在Microsoft Excel中VLOOKUP函數語法規則是：

VLOOKUP (lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)，依次爲：要查找的(de)值、要查找的(de)區(qū)域、返回數據在查找區(qū)域的(de)第幾列數、模糊匹配/精确匹配。

在截圖中，要查找的(de)值爲“D15”，即“接收部門”；要查找的(de)區(qū)域爲“C$5:D$10”，即“相關表格”中的(de)部門列表和(hé)部門管理(lǐ)員(yuán)；返回數據在查找區(qū)域的(de)第2列，即“部門文件管理(lǐ)員(yuán)”列；選擇精确匹配。

至于VLOOKUP中嵌套的(de)IF函數和(hé)ISERROR函數，是爲了(le)避免出現查找錯誤是出現諸如#N/A、#VALUE!、#REF！的(de)返回值。

第二：根據二個(gè)自變量自動匹配

下(xià)面以 “計算(suàn)機化(huà)系統周期性回顧記錄表模闆”爲例進行講解。

在“回顧記錄表”中，需要通(tōng)過“回顧周期矩陣表”中的(de)“風險級别”和(hé)“GAMP 5分(fēn)類”這(zhè)兩個(gè)變量自動匹配 “回顧周期”

如截圖，表格中主要用(yòng)到了(le)INDEX和(hé)MATCH函數。

在Microsoft Excel中MATCH函數語法規則是：

MATCH(lookup_value, lookup_array, match_type) ，依次爲：需要在數據表（lookup_array）中查找值的(de)位置、可(kě)能包含有所要查找數值連續的(de)單元格區(qū)域、查詢的(de)指定方式。

INDEX函數語法規則是： INDEX(array,row_num,column_num) ，依次爲：一個(gè)單元格區(qū)域或數組常量、用(yòng)于選擇要從中返回值的(de)數組中的(de)行、用(yòng)于選擇要從中返回值的(de)數組中的(de)列。

=IFERROR(INDEX(回顧周期矩陣表!D$6:G$8,MATCH(回顧記錄表!G10,回顧周期矩陣表!C$6:C$8,0),MATCH(回顧記錄表!H10,回顧周期矩陣表!D$5:G$5,0)),"")

上述的(de)嵌套函數中，INDEX函數：

第一個(gè)參數：回顧周期矩陣表!D$6:G$8爲查找的(de)單元格區(qū)域，即“回顧周期矩陣表”中黃(huáng)色區(qū)域；

第二個(gè)參數：MATCH函數，爲查找“風險級别”這(zhè)個(gè)變量，作爲INDEX函數的(de)返回值數值中的(de)行；

第三個(gè)參數：MATCH函數，爲查找“GAMP 5分(fēn)類”這(zhè)個(gè)變量，作爲INDEX函數的(de)返回值數值中的(de)列。

總結：自動匹配能夠大(dà)大(dà)的(de)提高(gāo)記錄填寫效率，學好常見的(de)函數能夠讓文件管理(lǐ)人(rén)員(yuán)在一定程度上從繁複的(de)文件中解放出來(lái)。